Služba za unutarnju reviziju

Pitanja i odgovori

1. Što je sustav financijskog upravljanja i kontrola?

Sustav unutarnjih kontrola je skup načela, metoda i postupaka unutarnjih kontrola koji je uspostavila odgovorna osoba institucije u svrhu uspješnog upravljanja i ostvarenja općih ciljeva, kao što su: obavljanje poslovanja na pravilan, etičan, ekonomičan, učinkovit i djelotvoran način, usklađenost poslovanja sa zakonima i drugim propisima, zaštita sredstava od gubitaka, zlouporabe i štete, jačanje odgovornosti za ostvarenje poslovnih ciljeva te pouzdanost i sveobuhvatnost financijskih i drugih izvještaja.

Sustav unutarnjih kontrola u funkciji je dobrog financijskog upravljanja.

Financijsko upravljanje predstavlja usmjeravanje i kontroliranje financijskih učinaka poslovanja radi ostvarenja poslovnih ciljeva, koristeći pri tome sredstva na pravilan, etičan, ekonomičan, djelotvoran i učinkovit način.

Sustav unutarnjih kontrola obuhvaća sve poslovne procese koji vode k ostvarenju poslovnih ciljeva, a posebice one koje su vezane uz:

• prihode/primitke;
• rashode/izdatke;
• natječajne procedure i ugovaranje;
• imovinu i obveze.

Sustav unutarnjih kontrola uspostavlja se u svim ustrojstvenim jedinicama institucije koje u skladu s danim ovlastima i odgovornostima ostvaruju te ciljeve. Odgovorna osoba institucije odgovorna je za razvoj učinkovitog i djelotvornog sustava unutarnjih kontrola unutar institucije.

Rukovoditelji ustrojstvenih jedinica odgovorni su za razvoj sustava unutarnjih kontrola u svom djelokrugu, što uključuje odgovornost za:

1. utvrđivanje poslovnih ciljeva iz njihove nadležnosti koji moraju biti u skladu s ciljevima i sredstvima institucije,
2. utvrđivanje pokazatelja uspješnosti na temelju kojih se omogućava izvještavanje o postignutim rezultatima i učincima,
3. realizaciju poslovnih ciljeva u skladu sa strateškim i drugim planovima te programima, odobrenim proračunom, odnosno financijskim planom i u skladu sa zakonima i drugim propisima,
4. upravljanje rizicima koji mogu utjecati na ostvarenje poslovnih ciljeva,
5. kontinuirano poboljšanje poslovnih procesa u cilju povećanja učinkovitosti i djelotvornosti poslovanja,
6. pravilno, etično, ekonomično, učinkovito i djelotvorno upravljanje sredstvima u skladu s prenesenim ovlastima i odgovornostima,
7. praćenje i vrednovanje postignutih rezultata i učinaka,
8. razvoj i provođenje kontrola u poslovnim procesima, programima, projektima i aktivnostima radi ostvarenja poslovnih ciljeva ustrojstvenih jedinica i osiguranja pravilnog, etičnog, ekonomičnog, učinkovitog i djelotvornog raspolaganja financijskim sredstvima dodijeljenim institucijama iz nadležnosti,
9. stalno praćenje i samoprocjenu učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnjih kontrola u svom djelokrugu.
    

2. Što je cilj unutarnje revizije?

Cilj unutarnje revizije je pružanje razumne razine sigurnosti čelnicima korisnika proračuna da je provedba upravljačkih i kontrolnih mehanizama odgovarajuća, ekonomična i dosljedna u odnosu na općepriznate standarde i nacionalno zakonodavstvo. Unutarnja revizija je pomoć upravljačkoj strukturi, a njena uloga se često označava sintagmom "produžena ruka rukovodstva". Putem unutarnje revizije upravljačka struktura dobiva informacije o funkcioniranju sustava za koji je odgovorna.

3. Koje vrste kontrola poznajemo?

4. Što znači upravljati rizicima?

Upravljati rizicima znači gledati u budućnost, unaprijed razmišljati o potencijalnim događajima, učincima i posljedicama s kojima se korisnik proračuna može suočiti u budućnosti te pravovremeno poduzimati mjere kako bi se rizici minimalizirali, a time nepovoljni učinci izbjegli odnosno smanjili. Pravovremeno uočiti ključne rizike i poduzeti odgovarajuće kontrolne aktivnosti znači izbjeći one financijske učinke koji će se nužno javiti da bi sanirali problem, ali i izbjegla negativna reputacija zbog propusta u poslovanju.

Rukovoditelji odgovorni za poslovanje i realizaciju postavljenih ciljeva, ujedno su i ključne osobe odgovorne za upravljanje rizicima i to trebaju shvatiti kao sastavni dio svog poslovanja, osobito prilikom donošenja odluka.

Smjernice o upravljanju rizicima uvode podjelu na strateške i operativne rizike, a upravljanje strateškim rizicima i koordinacija prikupljanja podataka za strateške rizike stavljene su u nadležnost najviše razine rukovodstva.

5. Što je nepravilnost?

Nepravilnost je nepridržavanje ili pogrešna primjena zakona i drugih propisa koja proizlazi iz radnji ili propusta obveznika, koja ima ili bi mogla imati štetan utjecaj na proračunska sredstva i sredstva iz drugih izvora, bilo da se radi o prihodima/primicima, rashodima/izdacima, povratima, imovini, potraživanjima ili obvezama te je protivna etičkim načelima u javnom sektoru, a klasificira se kao nepravilnost za koju nisu propisane prekršajne odredbe, nepravilnost koja ima obilježje prekršaja i nepravilnost  kod koje postoji sumnja na kazneno djelo.

6. Što je upravljačka odgovornost?

Upravljačka odgovornost označava odgovornost rukovoditelja za svoje odluke i postupke u poslovanju, uključujući upravljanje sredstvima te da za isto odgovaraju onome tko ih je imenovao ili im prenio ovlasti i odgovornosti.

7. Što se smatra pod pojmom upravljanje po načelu „vrijednost za novac“?

Jedno od temeljnih obilježja dobrog financijskog upravljanja je upravljanje po načelu „vrijednost za novac“. Upravljanje po načelu „vrijednost za novac“ treba osigurati da se u pružanju usluga građanima i drugim aktivnostima kojima se institucije bave zadovolje standardi kvalitete i da se to učini na ekonomičan, učinkovit i djelotvoran način, odnosno da se potroši što je moguće manje financijskih sredstava, a pruži kvalitetna usluga.

To zahtijeva od upravljačke strukture u javnom sektoru aktivno upravljanje javnim aktivnostima i postavljanje pitanja:
Što se dobiva za uložena financijska sredstva?
Može li se pružiti ista usluga, a potrošiti manje financijskih sredstava?
Kako pružiti uslugu najviše moguće razine kvalitete koristeći novčana sredstva koja su u danom trenutku na raspolaganju?

Takav pristup upravljanju zahtijeva puno detaljnije informacije o troškovima i prihodima, što otvara cijeli niz pitanja na koje upravljačka struktura u javnom sektoru treba tražiti odgovore, primjerice:

• Koliko koštaju usluge, aktivnosti, procesi i što uzrokuje troškove?
• Kako nova ulaganja utječu na troškove, a kako na prihode?
• Kako promjene u načinu korištenja usluga ili promjene u načinu organizacije poslovanja utječu na troškove, a kako na prihode?
• Koje su promjene u poslovanju izgledne u srednjoročnom razdoblju?
• Koji su troškovi alternativnih načina pružanja usluga ili organiziranja poslovanja?

te ostala slična pitanja.

Navedeno ukazuje da aktivno upravljanje zahtijeva adekvatne upravljačko-informacijske sustave, čiji su temelj kvalitetni računovodstveni sustavi koji pružaju potrebne informacije za upravljanje troškovima, prihodima, imovinom i obvezama.

Takav pristup upravljanju predstavlja velik izazov za upravljačku strukturu jer zahtijeva postavljanje jasnih ciljeva poslovanja i njihovu realizaciju na načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.

U tu svrhu potrebno je mijenjati praksu nezainteresiranosti i/ili nemogućnosti da se skupe i neučinkovite, ali „uhodane“ aktivnosti i procesi promijene jer ne doprinose realizaciji postavljenih ciljeva, a troše značajna financijska sredstva. Drugim riječima, za provedbu takvih aktivnosti i procesa ulažu se financijska sredstva, a povratno se ne dobiva najbolja vrijednost.

Jedna od poteškoća za uspješno upravljanje po načelu „vrijednost za novac“ je i usko poimanje računovodstva, koje služi uglavnom u svrhu evidencije poslovnih događaja i propisanog financijskog izvještavanja, odnosno nedovoljno razumijevanje uloge i svrhe računovodstvenih sustava za potrebe učinkovitog financijskog upravljanja i sustava unutarnjih kontrola.
Uz jasno postavljene ciljeve poslovanja potrebno je znati i tko što radi na realizaciji ciljeva i koliko je u tome uspješan, odnosno zahtijeva se uređen sustav upravljačke odgovornosti.

8. Koja je uloga Upitnika i Izjave o fiskalnoj odgovornosti?

Upitnik o fiskalnoj odgovornosti je ključan alat za samoprocjenu rada proračunskog sustava kojoj je cilj utvrditi koriste li se sredstva zakonito, namjenski i svrhovito te funkcionira li sustav unutarnjih kontrola učinkovito i djelotvorno.

Obveznici početkom svake godine testiranjima po područjima iz Upitnika provode samoocjenu i samoprocjenu sustava financijskog upravljanja i kontrola te utvrđuju kako upravljaju sredstvima koja su im na raspolaganju, odnosno procjenjuju do koje se mjere postupa u skladu s propisanim zakonodavnim okvirom.

Upitnik je podloga za davanje Izjave (1a ili 1b), a na temelju njega se kontroliraju procesi, procedure i kontrole po različitim područjima, s ciljem potvrde da se sredstva koriste zakonito, namjenski i svrhovito te da sustav financijskog upravljanja i kontrola funkcionira učinkovito i djelotvorno. Zakonom o fiskalnoj odgovornosti propisane su novčane kazne u iznosu od 5.000,00 do 25.000,00 kn. Predviđeno je i pokretanje prekršajnog postupka za slučajeve kada čelnik ne sastavi i ne dostavi Izjavu, te za situaciju u kojoj, prilikom provjere sadržaja Izjave, Ministarstvo financija, nadležna ministarstva i JLP(R)S utvrde da je dokumentacija na temelju koje se daje Izjava nevjerodostojna. Drugim riječima, ako prilikom provjere sadržaja dostavljenih Izjava nadležno ministarstvo ili jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave utvrdi da je obveznik lagao prilikom davanja Izjave, odnosno prilikom odgovaranja na pitanja iz Upitnika, to je temelj za pokretanje prekršajnog postupka protiv čelnika, jer se smatra da je u takvom slučaju dana Izjava nevjerodostojna.

9. Što je korporativno upravljanje?

10. Što sadrži Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola?

Okvir za razvoj sustava unutarnjih kontrola (u daljnjem tekstu: Okvir) sadrži razradu pet međusobno povezanih komponenti unutarnjih kontrola koje se temelje se na Međunarodnom okviru za unutarnju kontrolu: kontrolno okruženje, upravljanje rizicima, kontrolne aktivnosti, informacije i komunikacija, praćenje i procjena.

Okvir razrađuje kroz načela, metode i postupke koji predstavljaju ključne zahtjeve unutarnjih kontrola.

1. usmjeravanja i kontroliranja financijskih učinaka poslovanja radi ostvarenja poslovnih ciljeva i korištenja sredstava na pravilan, etičan, ekonomičan, djelotvoran i učinkovit način
2. osiguranja usklađenosti poslovanja sa zakonima i drugim propisima, planovima, programima i postupcima
3. zaštite sredstava od gubitaka uzrokovanih lošim upravljanjem, neopravdanim trošenjem i korištenjem te zaštite od drugih oblika nepravilnosti
4. jačanja odgovornosti za uspješno ostvarenje poslovnih ciljeva
5. osiguranja pouzdanosti i sveobuhvatnosti financijskih i drugih izvještaja.

Okvir je sastavni dio Pravilnika o sustavu unutarnjih kontrola u javnom sektoru .